Bütünleşik İntranet Platformu Dönüşümü

Proje Adı: Üsküdar Üniversitesi İntranet Projesi
Proje Sahibi: Dijital Teknolojiler ve Yazılım Daire Başkanlığı ile Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı

Üsküdar Üniversitesi’nin dijital dönüşüm çalışmalarının önemli bir bileşeni olan İntranet Projesi, kurum içi iletişimi güçlendirmek, bilgiye erişimi kolaylaştırmak ve personelin günlük ihtiyaçlarını tek bir platform üzerinden karşılamak amacıyla hayata geçirilmiştir. Dağınık haldeki kurumsal süreçler yerini; personelin kurumsal e-posta hesapları ile güvenli bir şekilde giriş yapabildiği, modüler ve kullanıcı dostu bir dijital çalışma ortamına bırakmıştır.

2. Mevcut Durum Analizi (AS-IS) ve Sorun Tespiti Yeni sistemin sağladığı çözümler doğrultusunda, dijital dönüşüm öncesindeki iletişim ve bilgi erişim süreçlerinde şu temel zorlukların yaşandığı tespit edilmiştir:

• Dağınık İletişim Kanalları: Kurumsal duyuruların, haberlerin ve dokümanların tek bir merkezde toplanamaması, personelin bilgiye hızlı ve güvenli erişimini zorlaştırıyordu.
• Operasyonel Verimsizlik ve Zaman Kaybı: İdari, teknik ve günlük ihtiyaçlara (yemek menüsü, rehber, dokümantasyonlar vb.) ulaşmak için farklı kaynakların kullanılması günlük iş süreçlerinde zaman kaybına yol açıyordu.
• Sistemlere Çoklu Erişim Zorluğu: Kurumsal uygulama ve sistemlere tek noktadan erişim (Single Sign-On) imkânı bulunmaması, operasyonel hızı düşürüyordu

3. Yeni İntranet Mimarisi ve Metodoloji (TO-BE) Dijital Teknolojiler ve Yazılım Daire Başkanlığı ile Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı iş birliğiyle tasarlanan yeni sistem, şu temel özellikler üzerine inşa edilmiştir:

• Merkezi ve Güvenli Erişim: Üniversite personeli, platforma kurumsal e-posta hesaplarıyla güvenli bir şekilde giriş yaparak ihtiyaç duyduğu bilgi ve hizmetlere tek noktadan ulaşabilmektedir. Güvenli kimlik doğrulaması sayesinde sistem yalnızca yetkili personelin erişimine açıktır.
• Modüler Mimari: Sistem, kullanıcı dostu arayüzü sayesinde personelin günlük iş süreçlerini kolaylaştıracak pek çok modülü tek çatı altında sunacak şekilde tasarlanmıştır.
• Bütünleşik Dijital Ekosistem: Birimler arası iletişim, teknik talepler, operasyonel hatırlatmalar ve kurumsal sistemlerden gelen bildirimler anlık bir yapıya kavuşturulmuştur

4. Kapsam ve İntranet Modülleri Sistem üzerinden personelin kullanımına sunulan temel modüller şunlardır:

• İletişim ve Bilgi Yönetimi: Akademik çalışmaların yer aldığı Bilim Haberleri, güncel gelişmelerin paylaşıldığı Haberler ve idari/akademik bilgilendirmelerin yapıldığı Duyurular tek merkezden yayımlanmaktadır. Kurumsal sistemlerden gelen UKSPRO Bildirimleri de anlık olarak ulaştırılmaktadır.
• Operasyonel Araçlar: Etkinliklerin izlenebildiği Takvim, iletişim bilgileri için Rehber, teknik/idari istekler için dijital Talep Ekranı ve personelin kişisel Yapılacaklar Listesi tek ekranda toplanmıştır.
• Dokümantasyon ve Kurumsal Kaynaklar: Kılavuz, prosedür ve belgelere merkezi Dokümantasyonlar modülünden erişilirken, sık kullanılan uygulamalara Faydalı Linkler modülünden tek tıkla ulaşılmaktadır.
• Dijital Kolaylıklar ve Etkileşim: Günün Yemek Menüsü görüntülenebilmekte, QR Kod ile kurumsal hizmetlere hızlı erişim sağlanmakta ve Geri Bildirim kanalıyla öneriler toplanabilmektedir.
• Kurumsal Aidiyet: Bugün Doğan Personeller sistemi üzerinden kutlamalar duyurulmakta, Anlaşmalı Kurumlar paneli üzerinden personele sunulan avantajlar görüntülenebilmektedir

5. Proje Çıktıları ve Kazanımlar

• Merkezi Bilgi Akışı ve İletişim: Kurum içi iletişim tek platform üzerinden yönetilmeye başlanmış; haberler, duyurular ve belgeler merkezi bir yapıda toplanarak bilgi paylaşımı etkin hale getirilmiştir.
• Zaman Tasarrufu ve Verimlilik: Tüm dijital hizmetlerin ve kurumsal uygulamaların tek çatı altında (Faydalı Linkler, Rehber vb.) toplanması ile personelin operasyonel hızında artış ve günlük iş süreçlerinde ciddi oranda zaman tasarrufu oluşturulmuştur.
• Dijital Çalışma Kültürü ve Memnuniyet: Kurum içi etkileşimi güçlendiren iletişim araçları, güvenli erişim modeli ve kullanıcı dostu arayüzü sayesinde personel memnuniyeti artırılmış, üniversitenin dijital dönüşüm vizyonunu destekleyen sürdürülebilir bir çalışma ortamı yaratılmıştır