Akıllı Yazdırma Altyapısı ile Dijital Baskı Dönüşümü

Proje Adı: Akıllı Yazdırma Altyapısı ile Dijital Baskı Dönüşümü
Proje Sahibi: Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı

Üsküdar Üniversitesi’nin dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında kurumsal yazdırma altyapısı, Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı tarafından yürütülen proje ile tamamen yenilenerek daha güvenli, hızlı ve sürdürülebilir bir baskı sistemine geçiş yapılmıştır. Klasik ve dağınık yazdırma süreçleri yerini; merkezi yönetilebilen, maliyet avantajı sağlayan ve bilgi güvenliğini en üst düzeye çıkaran akıllı bir yazdırma ekosistemine bırakmıştır.

.

2. Mevcut Durum Analizi (AS-IS) ve Sorun Tespiti Dijital dönüşüm öncesindeki mevcut yazdırma altyapısı çeşitli operasyonel ve güvenlik sorunlarını barındırıyordu:

• Donanım Yetersizliği ve Arızalar: Kullanımda olan mevcut yazıcılar ekonomik ömrünü tamamlamıştı, bu da arıza oranlarının artmasına ve performans kayıplarına yol açıyordu.
• Bilgi Güvenliği Zafiyeti: Kimlik doğrulama adımı olmadığı için, gönderilen çıktıların yazıcılarda unutulması veya başkaları tarafından alınabilmesi riski bulunuyordu.
• Yönetim ve Maliyet Zorluğu: Merkezi bir yönetim sistemi olmaması nedeniyle kâğıt, toner ve cihaz kullanımı kontrol edilemiyor, gereksiz baskıların önüne geçilemediği için operasyonel maliyetler yüksek seyrediyordu.

3. Yeni Otomasyon Mimarisi ve Metodoloji (TO-BE) Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı tarafından yürütülen proje ile yeni nesil donanımlar ve dünya genelinde tercih edilen PaperCut MF yazılımı entegre edilmiştir:

• Yeni Nesil Donanım Entegrasyonu: Ekonomik ömrünü dolduran cihazlar kaldırılarak, A3 ve A4 baskı yapabilen toplam 66 adet yeni nesil çok fonksiyonlu yazıcı üniversite genelinde devreye alınmıştır.
• Güvenli Baskı (Secure Print): Kullanıcılar çıktı gönderdiğinde belge anında yazdırılmaz; sistem, kullanıcı yazıcının başına gelip kurumsal kimliğini doğrulayana kadar belgeyi güvenli bir şekilde bekletir.
• Kampüs Bağımsız Yazdırma (Follow-Me Printing): Kullanıcıların belirli bir yazıcıya bağlı kalma zorunluluğu ortadan kaldırılmıştır. Çıktılar, üniversite bünyesindeki herhangi bir kampüsteki yetkili yazıcıdan alınabilmektedir.

4. Kapsam ve İzlenen Performans Metrikleri (KPI) PaperCut MF altyapısı üzerinden Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı tarafından tek noktadan izlenen ve yönetilen metrikler şunlardır:

• Kota ve Yetki Yönetimi: Kullanıcı bazlı yazdırma kotaları, yetkilendirmeler ve cihaz erişim izinleri.
• Baskı Politikaları Uyumu: Kurum genelinde belirlenen renkli, siyah-beyaz, A3 ve A4 standart kullanım politikalarının uygulanma ve kontrol metrikleri.
• Cihaz Kullanım Performansı: Kesintisiz yazdırma, cihaz başı düşen iş yükü ve sarf malzeme (toner/kâğıt) tüketim oranları.

5. Proje Çıktıları ve Kazanımlar

• Ekonomik Katkı ve Maliyet Tasarrufu: Optimize edilmiş toner kullanımı, gereksiz çıktıların önlenmesi ve yeni cihazların düşük sayfa başı maliyetleri sayesinde, yazdırma maliyetlerinde yaklaşık üçte bir oranında tasarruf sağlanması hedeflenmiş ve kurum kaynakları güvence altına alınmıştır.
• Tam Bilgi Güvenliği: Kimlik doğrulamalı sistem sayesinde unutulan veya yetkisiz kişilerce erişilebilecek belgelerin önüne geçilerek veri ve belge güvenliği maksimize edilmiştir.
• Sürdürülebilirlik: Kâğıt ve toner tüketimindeki ciddi azalış, kurumun çevresel sürdürülebilirlik hedeflerine doğrudan katkı sağlamıştır.
• Operasyonel Verimlilik ve Kullanıcı Deneyimi: Özellikle farklı kampüslerde görev yapan akademik ve idari personel için "Takipli Yazdırma (Follow-Me)" özelliği büyük kolaylık sağlamış; daha hızlı, yüksek performanslı ve esnek bir çalışma ortamı oluşturulmuştur