Akademik Bilgi Yönetim Sistemi (FTS) ve Akıllı Performans Yönetim Ekosisteminin (FTSmart) Geliştirilmesi

Faaliyetin Adı: Akademik Bilgi Yönetim Sistemi (FTS) ve Akıllı Performans Yönetim Ekosisteminin (FTSmart) Geliştirilmesi ve Devreye Alınması

Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik, idari ve eğitim-öğretim faaliyetlerini tek bir merkezde toplayarak sürdürülebilir bir kurumsal hafıza oluşturmak; ardından bu verileri yapay zeka ile işleyerek bilimsel üretkenliği ve multidisipliner iş birliklerini artıracak akıllı bir performans yönetim ekosistemi kurmaktır.

Uygulama Adımları ve Kapsam:
1. Aşama: Akademik Bilgi Yönetim Sisteminin (FTS) Kurulması

Kurumsal Hafıza ve Veri Standardizasyonu: Üniversitenin faaliyet geçmişini kayıt altına almak amacıyla ilk olarak web tabanlı bir Akademik Bilgi Yönetim Sistemi olan Faaliyet Takip Sistemi (FTS) hayata geçirilmiştir.
YÖKSİS ve diğer akademik mecralardaki veriler entegre edilerek, öğretim üyeleri için güncel ve standart bir özgeçmiş (CV) arayüzü oluşturulmuştur

Süreç Optimizasyonu: Bürokratik süreçler dijitalleştirilerek ciddi zaman tasarrufu sağlanmıştır. Örneğin; elektronik belge yönetim sisteminde takip edilmesi zor olan ve önceleri bir hafta süren akademik teşvik başvuru ve kontrol süreçleri 6-7 saate kadar indirilmiştir.

Denetim ve Şeffaflık: Dış denetlemeler ve idari raporlamalar için gereken verilerin anlık olarak filtrelenebildiği, kurumsal performans analizlerinin objektif şekilde yapılabildiği bir veri altyapısı tesis edilmiştir.

2. Aşama: Yapay Zeka Entegrasyonu ve Akıllı Ekosisteme (FTSmart) Dönüşüm

Büyük Veri ve GPT Entegrasyonu: Mevcut Akademik Bilgi Yönetim Sistemi altyapısında 4 yıl boyunca biriken veri (Big Data) işlenerek, sistemin "FTSmart" adıyla akıllı bir ekosisteme dönüşümü sağlanmıştır.
Sisteme dâhil edilen Generative Pre-trained Transformer (GPT) teknolojisi sayesinde, araştırmacıların yazılı ve sözlü sorularına anlık yanıtlar üretebilen etkileşimli bir yapı kurulmuştur

Gerçek Zamanlı Takip ve Akıllı Öneri Modülü: Sistem, sadece veriyi depolayan pasif bir arşiv olmaktan çıkarak, gerçek zamanlı veri analizi ile akademik performansı iyileştirmeye yönelik gerekçeli ve akıllı öneriler sunan aktif bir asistana dönüştürülmüştür.

Multidisipliner İş Birliği Ağı: Öğrenci kulüpleri, çalışma grupları ve araştırma merkezleri arasındaki ilişkiler veri tabanında analiz edilerek farklı birimlerin birbirleriyle etkileşime girmesi sağlanmış; disiplinler arası proje ve ortak yayın fırsatları kullanıcılara önerilmeye başlanmıştır.

Elde Edilen Çıktılar:
Veri girişleri tekilleştirilerek akademisyenlerin zihinsel meşguliyeti azaltılmış ve zaman yönetimi optimize edilmiştir
Akademi içindeki farklı disiplinler arasında köprüler kurularak, inovatif ve yeni bilimsel buluşların önü açılmıştır
Çalışmalar ölçülebilir, şeffaf ve işbirlikçi bir zemine taşınarak, üniversitenin küresel akademik arenada daha güçlü ve yenilikçi bir konuma ulaşması hedeflenmiştir.